现在电子邮件也许是世界上最普及的软件了，想一想我们每天会收发多少封邮件，可以毫不夸张地说，如果没有了电子邮件，我们的工作生活会感觉到极大的不便。尽管电子邮件对我们极为重要，但是， Exchange、Notes、Eudora以及大多数其他软件，它们保存邮件和附件的方式都与十几、二十年前问世时几乎没有任何改变，也就是说，目前大多数邮件系统的工作效率都十分低下。
邮件系统将各种信息保存在各个地方，将每个附件复制很多次，因此这种做法使得一些磁盘厂商受益匪浅。一个用户曾开玩笑说：邮件系统厂商是不是与硬盘厂商有猫腻，比如他们可以偷偷摸摸向硬盘公司投资，从中得到更丰厚的收益。
邮件管理涉及的范围比较广，本文主要针对其中存储相关的方面，而用户面临的问题主要包括如下三个方面。
容量需求增大
邮件系统首先面临的就是存储容量问题，道理很简单，如果用户需要保存更多邮件、附件，自然需要更多的磁盘容量。
几年前，记者最初申请到的邮箱容量是5M，当时邮件几乎很少用到附件，纯文本的邮件内容也占不了多少空间，另外还没有垃圾邮件问题，所以，当时感觉已经够用。一年前，当记者从某VIP邮箱申请到200M的超大邮箱时着实高兴了一阵子，这么大的邮箱总算可以放心使用了。可是，没过多久，由于收到的附件越来越大，垃圾邮件越来越多，如果几天不清理邮箱就会停止使用了。
个人使用邮箱都存在这样的问题，那么，一个大型用户面临的问题就更严重了。比如说，某位员工将一封带有5M大小附件的邮件群发给50位同事，那么邮件服务器马上至少使用了250M存储空间。另外，垃圾邮件问题也越来越严重，我们有的同事一天就能收到上千封垃圾邮件。一个大型用户的管理员这样告诉记者，如果有同事休假或者在外地出差不方便收邮件，那么不出一周时间他们的邮件服务器肯定会因为空间不足而停止工作。
为了更好解决存储容量问题，许多厂商进行了内容压缩，该压缩技术有别于普通的zip压缩技术，而是根据内容进行的，它把相同的文件内容只保留一个副本。前文中一位员工给50位同事发送的邮件，采用内容压缩技术后在邮件服务器中则只保留一份附件，因此可以大大节约用户宝贵的存储空间，而且群发数目越大，空间节约越多。
容量的解决方法有两类，一类是扩大磁盘系统容量，大容量SATA磁盘的出现为扩大磁盘容量降低了很大一部分成本，Yahoo的免费邮箱容量已经变成1G了，据说他们使用的是NetApp公司的NearStor系列产品，采用SATA磁盘，每GB的成本较原来的SCSI磁盘下降很多。
另一类是采用迁移技术将长期不使用的邮件转移到低成本的磁带上面，存储软件厂商提供了多种电子邮件归档软件，当邮件归档到磁带上面以后就可以节省出昂贵的磁盘空间。
